Aujourd’hui,c’est autour de Micro Pratique de parler de MyArchiveBox dans un dossier spécial sur les sites pratiques qui rendent notre vie plus simple. Plusieurs service y sont présentés comme les démarches administratives simplifiées, les billets électroniques ou encore le stockage des documents administratifs dans un coffre-fort numérique.

Et vous comment recevez-vous des documents électroniques? Seriez-vous prêt à les conserver dans un coffre-fort numérique?

On vous l’avait dit, le coffre-fort numérique est ZE service à avoir pour la rentrée 2010. Selon un classement, TNS, IPSOS, BVA… Il aurait détrôné l’Iphone ;-)

Allez, c’est le bon moment de passer aux factures électroniques et sauvegarder vos documents dans un coffre-fort numérique.

Quelques passages de l’article:

Comme on peut le remarquer, les coffres forts numériques semblent être la curiosité de cette rentrée. Comme vous le savez peut-être, plusieurs solutions existent sur le marché. Cela va du simple espace de stockage en ligne, en passant par des bureaux virtuels ou encore des solutions de back-up.

Je profite de ce post pour vous rappeler quelques points différenciant du coffre-fort numérique MyArchiveBox. Que ce soit pour un particulier ou une entreprise, le coffre-fort numérique MyArchiveBox propose à ces utilisateurs:

• un espace de stockage sécurisé, respectant tous les aspects liés à la confidentialité des documents.
• la numérisation des documents
• le rapatriement automatique des factures électroniques dans votre coffre-fort numérique
• pour les personne souhaitant avoir un back up des données stockées dans leur coffre-forts numérique, nous proposons aussi la possibilité de copier tous les documents présents dans l’arborescence de classement dans un DVD de sauvegarde.

Et n’oubliez pas, vous pouvez tester gratuitement en illimité pendant trois mois MyArchiveBox

Si vous souhaitez avoir des informations complémentaires contactez-nous par tel au 0811 03 03 31 ou en envoyant un mail à partir du formulaire de contact.

Visionnez les tutoriaux vidéos pour une meilleure prise en main de votre coffre-fort numérique.

Et là, Surprise! En arrivant au bureau ce matin, je reçois un appel d’une amie qui m’annonce avec un mélange d’affolement, d’hystérie et de joie : « Ouahh, t’es passée à la Télé sur France 2 dans TéléMatin!!! » (citation très approximative). Depuis cet appel, ma journée s’est transformée en course contre la montre…

09h30 -  La ligne téléphonique de MyArchiveBox est prise d’assaut par des personnes souhaitant avoir des renseignements sur MyArchiveBox ou commander des relèves à domiciles.

10 h 00 – Je retrouve le podcast de l’émission sur le site de France télévisions.fr. Si vous souhaitez aussi le visionner, cliquer sur la rubrique « Les bons coûts » de Laura Tenoudji. Détail intéressant: Gérard Depardieu participe à son insu à la promotion de MyArchiveBox (A voir absolument!)

11h00 – On me murmure à l’oreille que plusieurs milliers de documents ont été ajoutés sur les nouveaux comptes clients

12 h30 – Oprah Winfrey m’invite à son émission de Talk Show et Barack Obama à la Maison Blanche (ah non pardon! J’anticipe, c’est pour l’année prochaine ça…)

J’ai l’impression d’être Jack Bauer (à peu de choses près). Et la journée est loin d’être terminée. Mais elle ne pouvait pas mieux commencer…

Le sujet devient de plus en plus gênant car les producteurs de papier et fabricants d’enveloppes,  sous-traitant de grands groupes, sont montés au créneau afin de dénoncer la désinformation autour de l’argument écologique qui pourrait avoir raison de leurs activités. La raison principale? Les pro papier commencent à ne plus supporter l’argument écologique mis en avant par les différents opérateurs pour encourager leurs clients à passer à la facture électronique. Imaginez-vous travailler pour un client qui, dans son message de communication, insinue qu’a moyen terme, une grande partie de ces clients ne seront plus concerné pas ce que vous produisez. Dans ce cas précis, votre client vous dit indirectement que si son opération réussit, vous vendrez moins!

Afin de défendre leurs droits, les professionnels du papier se sont regroupé autour de l’association Paper Mail pour défendre leurs intérêts. La présidente de l’association, Sylvie Deshayes, explique :

« C’est oublier que nous nous sommes investis depuis vingt ans pour décrocher les Ecolabels. Nous avons remplacé l’alcool des encres par de l’eau et réduit notre consommation d’énergie de 30 %. La moitié des fibres que nous utilisons est issue de papiers recyclés. »

Elle continue son argumentaire par : « l’industrie papetière est l’une des plus propres et responsables d’Europe »

Personnellement, j’ai mis en place la facture électronique, ou plus généralement la correspondance électronique pour plusieurs organismes dont je suis cliente. Ce qui m’a le plus motivé pour le passage à la facture électronique reste la facilité de gestion (pour mes courriers personnels et ceux de MyArchiveBox) qu’offre ce format. A la fin de chaque mois, je ne reçois plus des tonnes de papiers que je dois trier et classer. Je sais que je peux les consulter directement dans mon espace personnel ou encore mieux, ils sont rapatriés automatiquement dans mon coffre-fort numérique.

Pour l’anecdote, un de mes collaborateurs a opté pour la facture électronique de son opérateur téléphonique. Croyez le ou pas, il continue à recevoir la même facture en format papier. Le plus hallucinant dans cette histoire est que l’opérateur lui envoi des emails l’invitant à passer à la facture électronique.

Le combat avait commencé il y a quelques temps et n’est pas prêt de s’arrêter. Le premier round fut à l’avantage de Paper Mail

Et vous quel serait l’argument qui vous ferait passer à la facture électronique? Vous l’avez peut-être déjà fait. En voyez vous la différence ?

Je l’avoue, la question m’a vraiment interloqué et pour comprendre les raisons de ma réaction , voici un petit recap’ de ma vie d’entrepreneure.

J’ai créé MyArchiveBox il y a maintenant plus de deux ans et demi, après un passage rapide au sein de l’entreprise familiale et une expérience enrichissante dans le monde de la finance (si si, je vous assure on apprend beaucoup).  Depuis tous ces mois, j’ai rencontré une multitude de personnes qui m’ont beaucoup apporté et qui ont parfois chacun à leur tour été des mentors.

Comme la plupart des entrepreneurs, j’ai été et je suis encore souvent sollicitée par des sociétés spécialisées dans le coaching et par extension le mentorat (deux notions à distinguer) qui me proposent leurs services. Si j’arrive à comprendre que certaines personnes puissent avoir besoin d’être épaulées par un coach (sportif la plupart du temps) qui les motiveraient lorsque leur moral et leur énergie ont décidé de s’offrir une séance de parachute jusqu’à leurs chaussettes, j’ai un certain mal à m’imaginer m’offrir les services d’un mentor contre rémunération.

Selon la définition que je viens tout juste d’extraire de wikipédia, le mentorat désigne  « une relation interpersonnelle de soutien, d’échanges et d’apprentissage, dans laquelle une personne d’expérience, le mentor, investit sa sagesse acquise et son expertise afin de favoriser le développement d’une autre personne, le mentoré, qui a des compétences à acquérir et des objectifs professionnels à atteindre ». Selon moi, cette définition basée sur la confiance, le soutien et l’échange ne s’associe pas vraiment avec une notion monétaire où le mentor ponctionnerait de l’argent au mentoré. Et puis, il y’a une notion d’expertise, d’expérience et de sagesse qui est fondamental dans cette histoire.

Je prends l’exemple de la levée de fonds que nous avons réalisé l’année passée. Pendant cette période (entre autres) je me suis pris, comme j’aime bien les appeler, « des bananes » par des entrepreneurs qui ont connu le succès (sans particulièrement être médiatisés), qui m’ont parfois malmené par leurs questions, leurs expériences, leurs savoir-faire, mais à chaque fois leurs réflexions m’ont apporté quelque chose (au-delà de mon égo qui n’aimait pas particulièrement ces situations). Ces personnes d’expériences, qui n’étaient pas toutes intéressées pour investir dans MyArchiveBox, m’ont accordé du temps, ont partagé leur savoir faire, ont soulevé des questions difficiles, ont ouvert leur carnet d’adresse et le tout bénévolement sans intérêt en retour.

En maintenant plus de 2 ans, je peux le dire, j’ai aussi rencontré une multitude de personnes qui se contentait de généralités. Un mentor ne doit pas être dans les généralités, les conseils évoluent avec le temps de la structure, il doit  saisir les spécificités.

Au final, pour moi, un mentor est une personne qui non seulement m’inspire (pour ne pas dire que j’admire) mais qui est un véritable puits de sciences dans le domaine dans lequel j’évolue. Un Mentor doit être quelqu’un qui m’accompagne sur la durée et non pas une personne d’expérience qui au cours d’une conversation va me dire « Mais au fait pourquoi tu ne fais pas ça comme ça ??? » sans même se préoccuper de savoir si la chose en question a déjà été réalisée. Mon Mentor doit pouvoir analyser avec moi les raisons de mes échecs, comprendre les difficultés que je rencontre et me permettre de prendre du recul.

A l’heure actuelle, j’aimerais bien avoir un Mentor qui ne soit pas un investisseur, qui connaisse mon métier, mon secteur et qui puisse m’apporter tout son soutien et toute son aide. Mais NON!! Je ne suis pas prête à payer pour cela. Demander une rémunération contre des conseils et une expérience s’appelle dans le jargon courant du Consulting et ça n’a strictement rien en commun avec du Mentorat!

Alors avis aux Mentors qui réclamerait une compensation financière

J’ai donc eu envie de vous faire partager les moments importants de ma semaine.

Ce que j’aime bien dans le lundi, c’est qu’il commence toujours de la même façon. Et oui, le lundi c’est réunion d’équipe. Ce point est bien rôdé maintenant, les informations importantes sur le trafic, les inscriptions, les faits marquants, les partenariats et surtout sur qu’allons nous faire cette semaine ? A la fin de la réunion, j’ai eu la chance d’être interviewée par une journaliste pour le magazine Femme Actuelle. Je suis impatiente de voir l’article, car la journaliste connaissait très bien le sujet.

Mardi, première interview télévisée, à la découverte de l’éclairage, de la caméra et d’une équipe de 4 personnes très sympa pour une interview qui devra faire environ 2 minutes à la fin ! En tout cas c’était une expérience très ludique pour ma part, je regardais tout ce qui s’est passé avec des yeux d’enfants !

Mercredi, j’ai changé de casquette et j’ai pris le rôle de la commerciale. Rendez-vous très important l’après-midi pour présenter les services MyArchiveBox auprès d’une fédération sportive. Les premiers retours sont a priori positifs, il faut laisser passer l’été pour voir si nous avons été retenus pour la suite de l’appel d’offre. J’ai hâte d’être en septembre (Enfin, je suis bien contente aussi de prendre quelques jours de congés en Août ).

Jeudi, journée entièrement au bureau, il faut bien se pencher sur les taches administratives et mettre un peu d’ordre dans toutes les démarches initiées. La bonne surprise, un billet posté par une avocate sur les coffres-forts numériques. Billet très intéressant et qui résume de façon claire et précise toutes les notions à maitriser ! Et merci pour la citation

Vendredi, du commercial encore du commercial, toujours du commercial ! Présentation en live et en direct de l’offre MyArchivePro a une TPE dans l’informatique qui marche très, très bien. Dans l’âme je ne suis fondamentalement pas une commerciale comme on peut l’imaginer mais j’adore présenter MyArchiveBox avec les retours positifs et aussi les retours négatifs !

Bon week-end (Pour ma part je vais rejoindre mes parents qui déménagement et je vais … faire le tri dans leur papier)

09h30. Sous les chemises des premiers arrivés au bureau, on devine les reflets d’un maillot bleu strié de blanc qui succédera à la dite chemise sitôt la journée terminée.

10h00. Les esprits commencent à s’animer et les langues à se délier. Certains malheureux n’hésitent pas à critiquer ouvertement les choix douteux sensés de l’entraîneur Domenech comme les évictions de Nasri et de Benzema.

Au sein de MyArchiveBox, la tension et presque palpable entre les supporters de la dernière heure qui ont vécu les heures glorieuses des finales de 98 et de 2006, et ceux, trop jeunes, persuadés que la France n’a effectué le voyage jusqu’en terre sud-africaine que pour faire acte de présence.

Certains, comme le commercial Sylvain, se sont attirés des regards torves par l’ensemble du staff myarchiveboxien en demandant si Patrice Evra était déjà capitaine en 98 et combien de buts Zizou pourra marquer face à l’Uruguay.

D’autres, à l’image de Said, sont plus intéressés par la finale des playoffs et clament à qui veut bien les écouter que Kobe Bryant est bien le meilleur joueur de Basket ayant jamais foulé un parquet.

Tous s’accordent à dire que moi, Léon, admirable mascotte de MyArchiveBox, présente des ressemblances troublantes avec Footix. L’oeil des lecteurs avisés que vous êtes pourra en témoigner : je n’ai rien à voir avec le bougre et suis bien plus beau que lui.  Je les laisse toutefois médire car c’est le signe  d’une concorde enfin retrouvée au sein de MyArchiveBox et moi, Léon, en suis l’emblème.

Notre directeur Marketing, Chams, a fait l’acquisition de 10 écrans LCD chez Carrefour persuadés que la France va remporter la finale lui permettant ainsi de se faire rembourser ses écrans plats.

Anne-Béatrice, bien qu’étant une fervente supportrice de l’équipe de France voit tout cela d’un mauvais œil, et prédit avant même qu’un crampon n’ait piétiné le gazon une baisse de productivité chez MyArchiveBox. Ce en quoi elle n’aurait pas tout à fait tort puisque certains employés ont déjà téléchargés l’application Outlook qui permet d’afficher les horaires des matchs sur le calendrier bureautique.

Vous l’aurez compris, les locaux de MyArchiveBox vont vibrer au rythme des matchs. Et même si l’équipe de France n’a pas excellé dernièrement, souvenez vous des reproches qu’on lui faisait en 98 et en 2006.

Allez les bleus, on est tous ensemble, c’est le grand jeu, la France est debout… Pardonnez-moi, la passion m’égare.

C’est également ce que semble avoir compris un certain nombres de grandes enseignes parmi les assurances, les services postaux et mêmes les compagnies aériennes qui se mettent à proposer des services de coffre-fort numérique en complément de leur activité.

Tout ce beau monde qui se lance simultanément dans l’archivage numérique et la conservation des documents, ça intrigue forcément pas mal de journalistes (ce qui est une bonne chose ). Dernier exemple en date: un article paru dans le monde, assez intéressant, qui évoque  l’utilité des coffres-forts numériques.

Il faut toutefois relativiser: si l’article traite assez largement de l’utilité du coffre-fort numérique, il ne parle en revanche que des grandes enseignes mentionnées ci-dessus sans s’intéresser véritablement aux véritables spécialistes du secteur qui proposent ce service depuis plusieurs années déjà.

En grande majorité, les coffres-forts numériques proposés par ces enseignes, dont l’archivage numérique et la protection des données ne sont pas les cœurs de métier, constituent des outils marketing pour fidéliser leur clientèle. Le Journal Du Net a relayé, il y a quelques temps, une tribune que j’ai rédigée  sur le danger du marketing pour les coffres-forts numériques. En poursuivant dans la même logique, on peut se poser certaines questions quant à la pérennité de ces offres: qu’adviendrait-il des documents des utilisateurs si la marque X ou Y venaient à interrompre la commercialisation du service pour manque de rentabilité?

Au delà de cette question primordiale, d’autres éléments doivent vous interpeller: confierez-vous vos documents sensibles et personnels à votre assureur en toute tranquillité? Un service gratuit vous donne t-il les mêmes garanties en terme de sécurité?

Beaucoup d’offres mettent également en avant la « valeur juridique probante » des documents en affirmant qu’il permettra « d’asseoir la conviction des juges » en cas de litige.  Là encore, il s’agit plus d’un outil marketing puisqu’il appartient au juge de décider de la valeur probante d’un document numérique comme l’a souligné l’avocat à la cour d’appel de paris, Olivier Iteanu, dans un article paru dans 01Net.

Pour bien comparer les offres de coffre-fort numériques les unes des autres, le plus important est d’étudier les services qui les différencient. Dans le cas de MyArchiveBox, ces services sont la numérisation de vos documents, le Facteur électronique (pour rapatrier automatiquement les facteurs électronique de certains fournisseurs de service), une véritable sécurité dans la protection de vos documents (sauvegarde sur DVD et redondance de la sauvegarde sur plusieurs serveurs géographiquement distincts ) et un service client toujours à l’écoute de vos questions et remarques.

Au final, c’est à vous qu’est destiné le coffre-fort numérique MyArchiveBox, alors pourquoi ne pas le découvrir par vous-mêmes? Feriez-vous plus confiance à un grand groupe ou à un indépendant pour la conservations de vos documents personnels?

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Le coffre-fort numérique MyArchivePro est officiellement lancé avec ses premiers clients et sa phase intensive de commercialisation, et c’est au cours d’un rdv commercial de ce matin que l’envie d’écrire ce billet est venue.

Après une présentation complète de l’offre MyArchivePro, je me suis lancée et j’ai posé la question fatidique à ce jeune entrepreneur dynamique : Alors que penses-tu de notre offre ? Sa réponse ne s’est pas fait attendre : « je trouve l’offre très bien, simple facile d’utilisation mais tu sais quoi, honnêtement la gestion de toute ma paperasse administrative, ça me « saoûle », ce n’est pas ça qui va m’apporter du business, et pourtant c’est utile vu le nombre de fois où je cherche mes bilans ! ».

Et bizarrement c’est à la suite de ses mots, que je me suis dit MyArchivePro a vraiment sa place chez tous les entrepreneurs !

Dans les petites entreprises, la gestion de l’administratif est très souvent considéré comme une tâche sans valeur ajoutée, consommatrice de temps et qui n’apporte pas de « business » ! Je vous l’avoue je suis la première à repousser et à mettre de côté ! Mon frère parle de temps en temps de procrastination.

Les auto-entrepreneurs, entrepreneurs, commerçants et professions libérales, travaillent sans cesse sur le développement commercial de leur affaire et laisse de côté leur administratif.

Toutes ces choses qui paraissent insignifiantes et qui sont pourtant obligatoires comme les déclarations administratives, la comptabilité, les déclarations de TVA ou bien encore les déclarations URSSAF mais pas que … !

L’utilisation du coffre-fort numérique pour professionnels permet de simplifier largement cette tache administrative, les documents sont archivés et classés de façon très simple, le moteur de recherche permet de retrouver encore plus rapidement tous les documents, mon expert comptable peut accéder immédiatement à toutes mes factures. Il est vrai que cela nécessite un peu d’organisation, mais est-il vraiment difficile chaque mois de stocker sa déclaration de TVA, les bulletins de paie et les factures fournisseurs sur son espace ?

Personnellement j’ai ouvert un compte professionnel pour MyArchiveBox et je me suis réservée tous les vendredis après-midi (14h-15h30) pour gérer l’administratif de la société ! C’est vrai un peu d’organisation mais au final un si grand gain de temps pour moi !

J’espère sincèrement que MyArchivePro trouvera son public, mais ce rdv de ce matin m’a motivé au plus haut point !

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