Aujourd’hui,c’est autour de Micro Pratique de parler de MyArchiveBox dans un dossier spécial sur les sites pratiques qui rendent notre vie plus simple. Plusieurs service y sont présentés comme les démarches administratives simplifiées, les billets électroniques ou encore le stockage des documents administratifs dans un coffre-fort numérique.

Et vous comment recevez-vous des documents électroniques? Seriez-vous prêt à les conserver dans un coffre-fort numérique?

Quels sont les derniers documents à numériser pour avoir un coffre-fort numérique bien organisé ?

Impôts

1. Déclaration de revenus: Il est conseillé de la conserver 3 ans après l’année d’imposition
2. Justificatifs de réduction et de déduction d’impôts
3. Impôts locaux

Assurance : Courriers de résiliation des contrats d’assurance et quittances et primes

Banque : Documents des prêts à la consommation : à conserver 2 ans après le terme du prêt

Santé : Les ordonnances médicales

Factures : Factures de téléphone

Une fois ces documents numérisés et sécurisés dans votre coffre-fort numérique, vous pouvez commencer l’optimisation de votre paperasse. C’est-à-dire recevoir moins de papiers, factures…

Comment recevoir moins de paperasse dans ma boite aux lettres ?

Tout d’abord, commencez à énumérer les fournisseurs ou organismes qui vous proposent la facture électronique. Vous avez probablement du entendre, de la part d’un des services clients auxquels vous êtes abonné, « voulez-vous passer à la facture électronique ? » La personne au bout du fil continue son argumentaire en vous informant que « c’est gratuit ».

Généralement les FAI, télécom, services publics… proposent ce type de service. L’avantage principal est d’avoir moins de papiers à trier. Donc moins de place à prendre dans votre/vos classeurs. Une fois que vous passerez aux factures/documents électroniques, vous pourrez en automatiser le rapatriement de certaines d’entre elles.

Grâce au service Facteur électronique, vous pourrez paramétrer certains fournisseurs et faire envoyer automatiquement vos factures électroniques dans votre coffre-fort numérique. Plus besoin de les stocker dans un dossier de votre ordinateur ou de vous connecter aux différents espaces personnels pour les consulter. Faites-le directement depuis votre espace personnel. Vous recevrez, de la part de MyArchiveBox, des notifications par email vous informant de la disponibilité des nouveaux documents dans votre espace personnel.

La vidéo suivante vous explique comment paramétrer un Facteur électronique.

Vous pouvez paramétrer vos Facteur électronique même avec l’offre teste 3 mois gratuits et illimités.

Et vous, quels sont les factures électroniques que vous recevez ?

Ça y est, je viens de finir l’étape 1. Quels sont les documents que je dois maintenant conserver ?

La deuxième catégorie de documents prioritaires correspond aux documents essentiels et qui nécessitent une longue durée de conservation. Pour cela, le plus important est de commencer à les trier et classer si ce n’est pas encore fait. Les documents à inclure dans cette catégorie sont :

Assurance :

1. Dossiers de sinistre. On n’y pense pas trop mais ce type de document doit être conservé 10 ans après la fin de l’indemnisation. Eh oui !
2. Cotisations d’assurance vie
3. Assurance auto/moto, bateau…
4. Immobilier

Banque :

1. Les relevés de compte
2. Bordereaux de versement en liquide, ordres de virements. Je suis sûre que la majorité d’entre vous les jettent une fois le versement passé 
3. Documents sur les valeurs mobilières
4. Contrat de prêt immobilier dans le cas où vous serez propriétaire. Ouf, un document en moins pour les locataires

Habitation

1. Contrat de bail : à conserver 5 ans après la fin du contrat de location
2. Etat des lieux
3. Facture d’électricité et de gaz. Ah oué vous n’êtes toujours pas passé à la facture électronique
4. Quittance de loyer

A cela vous pourrez ajouter les factures et garanties des biens que vous possédez. En cas de sinistre (incendie, dégât des eaux, vol, inondations…) vous pourrez facilement retrouver tous vos documents importants pour vous faire rembourser par votre assurance. Pas la peine de vous dire que dans ce cas, vous pouvez dire adieu à vos originaux. A moins de les avoir mis chez un proche comme pour le double de vos clés. Combien d’entre nous le font ?

Maintenant que l’essentiel de vos documents est numérisé et sécurisé, vous pouvez vous attaquer aux ‘documents de moindre importance’. Cette catégorie de documents correspond aux documents que vous devez absolument conserver. Nous ferons une checklist de ces papiers dans un prochain article.

Vous êtes sur la bonne voie ! Plus que quelques papiers à conserver et votre organisation pourra rivaliser avec celle d’une bibliothèque nationale ;-)

PS : Si vous arrivez sur cet article sans savoir comment utiliser MyArchiveBox, sachez que vous pouvez vous inscrire gratuitement et en illimité pour tester le service pendant 3 mois.

]]> http://www.myarchivebox.com/blog/2010/08/31/help-23-je-viens-de-mabonner-a-myarchivebox-je-fais-comment-maintenant/feed/ 0 http://www.myarchivebox.com/blog/2010/08/25/help-13-je-viens-de-mabonner-a-myarchivebox-je-fais-comment-maintenant/ http://www.myarchivebox.com/blog/2010/08/25/help-13-je-viens-de-mabonner-a-myarchivebox-je-fais-comment-maintenant/#comments Wed, 25 Aug 2010 14:05:02 +0000 Anne-Béatrice http://www.myarchivebox.com/blog/?p=1469 Vous aussi, il vous arrive de retrouver des factures d’objets que vous avez déjà jetés, revendus ou donnés depuis des années ? En mettant le nez dans vos papiers, quand vous vous décidez de les trier, vous vous retrouvez TOUJOURS face à ce dilemme : Euh, ce papier, je le jette ou je le garde. Bon je vais le garder, on ne sait jamais.

C’est tout comme la boite à chaussure qui contient des pièces de tout genre digne d’une quincaillerie ; mais qui ne servent strictement à rien du tout. Sauf à prendre de la place dans un placard !

Ne vous inquiétez pas, vous êtes une personne tout à fait normale

Avant que vos papiers ne finissent en support de coloriage pour vos enfants ou que votre chat adoré leur déclare la guerre, car ils empiètent sur son territoire, il serait peut-être temps de commencer à les organiser et les sécuriser.

Je viens de m’inscrire à MyArchiveBox et je ne sais pas par quoi commencer.

Pas de panique, je vais vous accompagner, dans une série d’articles, pour mieux prioriser votre numérisation et le classement de vos papiers.

Commencez par numériser et sécuriser vos documents vitaux:

C’est le genre de documents qui, en cas de perte, vous fait déprimer juste à l’idée du parcours du combattant qui vous attend pour les refaire. Quelques exemples de documents:

1. Pièces d’identités: passeport, livret de famille, carte d’identité.
2. Administratif et actes notariés: contrat de mariage, actes de donation, jugement de séparation et de divorce, tous les autres jugements
3. Études et des diplômes: livret scolaire, diplômes et équivalences, mémoires et thèses
4. Santé: analyses et résultats, carnet de santé, carnet de vaccination, examens médicaux et résultats
5. Documents liés au travail: pas besoin de vous dire que pour votre retraite vous avez intérêt à conserver tous vos bulletins de paie. D’autre documents viennent s’ajouter à cette catégorie comme :

• les attestations ASSEDIC
• les allocations chômage
• les certificats de travail
• les contrats de travail et avenants
• les relevés des points retraite

Comme vous en doutiez la liste des documents ci-dessous est composée des documents à conserver à vie. D’autres documents sont importants à conserver. C’est le type de documents dont la durée de conservation n’est pas à vie, mais qui nécessite tout de même une numérisation et sécurisation prioritaire.

Avez-vous une idée du type de ces documents ?

PS: N’oubliez pas, vous pouvez vous inscrire gratuitement et tester MyArchivebox pendant 3 mois en illimité.

Si vous n’avez pas de scanner, vous pouvez faire appel à nos services de numérisation. Pour cela, rendez-vous dans votre espace personnel pour connaitre votre crédit numérisation restant ou commander des crédits supplémentaires.

On vous l’avait dit, le coffre-fort numérique est ZE service à avoir pour la rentrée 2010. Selon un classement, TNS, IPSOS, BVA… Il aurait détrôné l’Iphone ;-)

Allez, c’est le bon moment de passer aux factures électroniques et sauvegarder vos documents dans un coffre-fort numérique.

Quelques passages de l’article:

Comme on peut le remarquer, les coffres forts numériques semblent être la curiosité de cette rentrée. Comme vous le savez peut-être, plusieurs solutions existent sur le marché. Cela va du simple espace de stockage en ligne, en passant par des bureaux virtuels ou encore des solutions de back-up.

Je profite de ce post pour vous rappeler quelques points différenciant du coffre-fort numérique MyArchiveBox. Que ce soit pour un particulier ou une entreprise, le coffre-fort numérique MyArchiveBox propose à ces utilisateurs:

• un espace de stockage sécurisé, respectant tous les aspects liés à la confidentialité des documents.
• la numérisation des documents
• le rapatriement automatique des factures électroniques dans votre coffre-fort numérique
• pour les personne souhaitant avoir un back up des données stockées dans leur coffre-forts numérique, nous proposons aussi la possibilité de copier tous les documents présents dans l’arborescence de classement dans un DVD de sauvegarde.

Et n’oubliez pas, vous pouvez tester gratuitement en illimité pendant trois mois MyArchiveBox

Si vous souhaitez avoir des informations complémentaires contactez-nous par tel au 0811 03 03 31 ou en envoyant un mail à partir du formulaire de contact.

Visionnez les tutoriaux vidéos pour une meilleure prise en main de votre coffre-fort numérique.

Seulement, une fois sur place, un incident susceptible de ruiner (n’ayons pas peur des mots) votre séjour de rêve est si vite arrivé. Alors pour éviter de revenir plus fâché qu’avant votre départ, suivez scrupuleusement nos conseils pour la préparation de vos vacances.

Avant de partir, munissez-vous de tous les documents voyages nécessaires:

• pièces d’identités (passeport indispensable si vous partez à l’étranger)
• Permis de conduire (Même si vous n’avez pas prévu de conduire, emportez le avec vous, il pourrait s’avérer utile)
• Papiers d’assurance
• Carte européenne de sécurité sociale
• Moyens de paiement (par sécurité, emportez plusieurs moyens de paiement avec vous et conservez les dans des endroits différents pour éviter les mauvaises surprises)

Ce qui pourrait vous arriver de pire à l’étranger serait de perdre vos documents de voyages ou de vous les faire voler (la nature humaine est si perfide parfois). Faire renouveler vos documents à l’étranger peut être une vraie gageure, surtout si votre avion mets les voiles le lendemain. Sachez que faire une demande d’un nouveau passeport dans un consulat à l’étranger vous coûtera la bagatelle de 20 euros en plus d’empiéter sur votre temps de repos si chèrement gagné. Vous gagnerez un temps précieux si vous justifiez votre identité à l’avance.

Pour éviter ce scénario catastrophe, pensez à conserver une copie numérique de vos documents dans votre coffre-fort numérique, ça vous évitera bien des désagréments. Même les spécialistes comme Easyvoyage, Tour Magazine et Youvox vous conseille MyArchiveBox pour vous aider à préparer votre voyage. Si eux le disent…

N’oubliez pas que vous avez la possibilité de bénéficier d’un coffre-fort virtuel gratuit pendant 3 mois en illimité ! Alors, qu’attendez-vous pour le faire ?

Selon l’offre que vous avez choisie, vous bénéficiez de crédits numérisation définis:

• 100 crédits numérisation par an avec l’offre Solo Zen
• 200 crédits numérisation avec l’offre Duo Zen
• 300 crédits numérisation avec l’offre Famille Zen

Si vous épuisez vos crédits numérisation, vous avez la possibilité d’en commander de nouveaux. Découvrez en vidéo comment ajouter des crédits numérisation à votre abonnement depuis votre espace personnel:

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Au vu de l’intérêt grandissant que suscite MyArchivePro auprès des auto-entrepreneurs, des petites et des moyennes entreprises, nous avions réalisé des vidéos explicatives sur les particularités de l’espace professionnel. Pour connaître les spécificités du coffre-fort numérique MyArchivePro, vous pouvez maintenant consulter la Fiche Pratique « Le coffre-fort numérique pour professionnels ».

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