Quels sont les derniers documents à numériser pour avoir un coffre-fort numérique bien organisé ?

Impôts

1. Déclaration de revenus: Il est conseillé de la conserver 3 ans après l’année d’imposition
2. Justificatifs de réduction et de déduction d’impôts
3. Impôts locaux

Assurance : Courriers de résiliation des contrats d’assurance et quittances et primes

Banque : Documents des prêts à la consommation : à conserver 2 ans après le terme du prêt

Santé : Les ordonnances médicales

Factures : Factures de téléphone

Une fois ces documents numérisés et sécurisés dans votre coffre-fort numérique, vous pouvez commencer l’optimisation de votre paperasse. C’est-à-dire recevoir moins de papiers, factures…

Comment recevoir moins de paperasse dans ma boite aux lettres ?

Tout d’abord, commencez à énumérer les fournisseurs ou organismes qui vous proposent la facture électronique. Vous avez probablement du entendre, de la part d’un des services clients auxquels vous êtes abonné, « voulez-vous passer à la facture électronique ? » La personne au bout du fil continue son argumentaire en vous informant que « c’est gratuit ».

Généralement les FAI, télécom, services publics… proposent ce type de service. L’avantage principal est d’avoir moins de papiers à trier. Donc moins de place à prendre dans votre/vos classeurs. Une fois que vous passerez aux factures/documents électroniques, vous pourrez en automatiser le rapatriement de certaines d’entre elles.

Grâce au service Facteur électronique, vous pourrez paramétrer certains fournisseurs et faire envoyer automatiquement vos factures électroniques dans votre coffre-fort numérique. Plus besoin de les stocker dans un dossier de votre ordinateur ou de vous connecter aux différents espaces personnels pour les consulter. Faites-le directement depuis votre espace personnel. Vous recevrez, de la part de MyArchiveBox, des notifications par email vous informant de la disponibilité des nouveaux documents dans votre espace personnel.

La vidéo suivante vous explique comment paramétrer un Facteur électronique.

Vous pouvez paramétrer vos Facteur électronique même avec l’offre teste 3 mois gratuits et illimités.

Et vous, quels sont les factures électroniques que vous recevez ?

Il existe une solution pour vous permettre d’allier les deux et de bénéficier ainsi d’une expérience internationale : le Volontariat International en Entreprise (V.I.E). Contrairement à l’ambiguïté suggérée par le nom, il ne s’agit en aucune façon d’un travail bénévole à l’étranger. Le V.I.E est une mission professionnelle à l’étranger placée sous la tutelle de l’Ambassade de France et du ministère des affaires étrangères.

Le V.I.E est une expérience professionnelle très enrichissante qui constitue un avantage non négligeable sur un CV pour une future recherche d’emploi. Les postes proposés concernent tous les secteurs d’activité et peuvent porter à la fois sur des aspects commerciaux, juridiques, financiers ou techniques. Le volontariat international  est rémunéré entre 1100€ et 2900€ nets par mois selon le pays de destination et les missions proposées. En plus de l’attractive rémunération, le V.I.E est pris en compte dans le calcul des retraites au même titre qu’un emploi en France. Le volontaire bénéficie d’une couverture sociale étendue.

Les conditions pour effectuer un V.I.E sont relativement simples :

• avoir entre 18 et 28 ans
• être de nationalité française ou européenne
• avoir un casier judiciaire vierge

Comme vous pouvez en juger, le Volontariat International en Entreprise ne présente que des avantages. Le seul inconvénient du V.I.E est l’écart important entre le nombre de postulants et le nombre de poste pourvus : 40 000 candidatures pour 5000 postes environ. Mais qui ne tente rien n’a rien…

Si vous voulez en savoir plus sur le volontariat en entreprise, vous pouvez consulter le site d’Ubifrance, l’agence française pour le développement international des entreprises, qui gère les propositions de V.I.E.

Le permis à 1 euro par jour est une aide au financement que l’on pourrait plus justement qualifier de prêt sans intérêt. Le principe est simple : si vous avez entre 16 et 25 ans et que vous n’êtes (toujours) pas titulaire du permis mais que vous désirez ardemment le passer sans mettre à mal votre trésorerie , vous pouvez effectuer une demande de prêt à taux zéro auprès de votre banque.

Les conditions d’attributions telles que spécifiées sur le site du service public sont les suivantes:

• Vous devez avoir entre 16 et 25 ans et n’avoir jamais eu votre permis
• votre école de conduite et l’établissement auprès duquel vous contractez le crédit  doivent-être partenaires de l’opération
• le montant du prêt ne peut pas excéder 1200 euros et le montant de votre contrat de formation
• le montant des remboursements mensuels ne peut excéder 30 euros

Ce type de prêt ne peut-être accordé qu’une seule fois (donc pas question de louper son permis).

L’établissement de crédit peut vous demander les mêmes documents (durée de conservation des documents) que pour une demande de prêt standard ainsi qu’une caution. Au même titre qu’un prêt bancaire, l’établissement se réserve le droit d’accepter ou non votre demande de prêt.

Et si par hasard, vous envisagiez d’utiliser le prêt de votre permis à 1 euro par jour à des fins différentes que pour votre formation de conduite, sachez que votre banque reverse directement le montant du prêt à votre école de conduite.

Pour plus de renseignements, vous pouvez consulter le site du permis à 1 euro par jour.

Nous allons donc vous présenter les éléments essentiels pour constituer un dossier de location et faciliter vos démarches.

Il existe peu ou prou de lois qui réglementent la liste des pièces à fournir à un bailleur pour la location d’un appartement. En théorie, rien ne vous oblige à fournir certaines pièces à un bailleur très exigeant mais rien ne l’oblige également à vous louer son logement.

Voici une liste des justificatifs de base demandés par les bailleurs:

• Pièce d’identité (dans le cas d’une photocopie, le visage doit être flouté)
• les derniers bulletins de salaire ainsi que le contrat de travail
• le dernier avis d’imposition
  
• le livret de famille
• les anciennes quittances de loyer ainsi que les anciennes factures EDF
• une attestation d’assurances Multirisques Habitation (attestation obligatoire)

Lors d’une location, la presque-totalité des bailleurs demandent une caution pour prévenir à une défaillance de paiement du locataire et s’assurer de recevoir le paiement du loyer. La caution doit-être une personne solvable et doit présenter les mêmes justificatifs que le locataire. Le cautionnement doit-être contractualisé et définir clairement les limites des obligations de paiement de la caution.

Il ne faut également pas oublier le dépôt de garantie (souvent appelé à tort caution) qui est une somme presque systématiquement demandée par le bailleur pour garantir les obligations locatives. Ce dépôt de garantie est légalement fixé à un montant correspondant à 1 mois de loyer.

Petite astuce pratique pour ne pas voir l’appartement de vos rêves vous passer sous le nez, dématérialisez vos documents sur un espace sécurisé en ligne pour les avoir à portée de main rapidement.

En effet, vous devez payer le premier acompte de l’impôt sur le revenu de l’année 2009 au plus tard le 15 février 2010 à minuit. En cas de retard de paiement, vous risquez une majoration de 10%. Si vous choisissez le paiement de votre impôt sur le revenu par Internet, la date limite de paiement est reportée au 20 février 2010 à minuit.

Pour une meilleure organisation de vos documents administratifs, n’oubliez pas de conserver une copie de votre avis d’imposition dans votre coffre-fort numérique !

Petit rappel: le facteur électronique est un service que nous proposons aux utilisateurs du coffre-fort numérique MyArchiveBox pour rapatrier automatiquement toutes vos factures électroniques.

L’avantage principal de ce service est de centraliser toutes vos factures en un seul et même endroit (votre coffre-fort numérique) et de pouvoir les consulter en maximum 3 clics.

Une fois rapatriées, les factures électroniques sont classées automatiquement dans la rubrique correspondante de votre arborescence de classement de documents MyArchiveBox.

Sans plus tarder, consultez la vidéo ci-dessous pour paramétrer votre Facteur électronique.

Si vous êtes abonnés à d’autres services de factures électroniques, que vous ne trouvez pas dans votre espace personnel MyArchiveBox, n’hésitez pas à nous le faire savoir. Nous le développerons pour vous.

Par document numérique, on entend tout document (format PDF) pouvant être sauvegardé dans votre coffre-fort numérique. Vous avez peut-être conservé ces documents dans votre disque dur (externe), clé usb, boite mail  ou tout autre espace de stockage.

Aujourd’hui, de plus en plus d’organismes vous envoient des factures électroniques, accusés de réception électronique (impôts)… Ces documents sont, dans le meilleur des cas, dispersés entre votre boite mail et votre disque dur.

Pour mettre de l’ordre dans tout cela, nous vous invitons à visionner la vidéo ci-dessous qui vous  indiquera comment rapatrier vos documents numériques vers votre coffre-fort numérique MyArchiveBox. Ainsi, tous vos documents seront en un lieu sûr et disponibles en 3 clics, 24/7.

Pour rappel, si vous êtes abonnés à une de ces factures électronique; EDF, GDF, Poweo, Orange, Bouygues Telecom, SFR ou Free, vous pourrez les rapatrier automatiquement dans votre coffre-fort numérique grâces au service de Facteur électronique.  Vous trouverez le détail du paramétrage de ces Facteurs dans votre espace personnel.

N’hésitez pas à nous contacter pour nous suggérer le(s) Facteur(s) électronique(s) qui vous intéresseraient.

Le classement de ses documents personnels s’avère souvent être un casse tête. Comment classer efficacement ses papiers pour les retrouver facilement et rapidement le jour J? Quel est le classement le plus efficace : classement par date ou classement par thème ?

Certaines personnes préfèrent conserver leurs documents en les classant par année ou par date . Chaque année un nouveau classeur, un nouveau dossier ou un nouvel onglet : classeur 2009, classeur 2008, classeur 2007, classeur 2006 …

Je ne suis pas un grand fan de ce type de classement car on ne se souvient pas tout le temps de l’année exacte de tel ou tel achat. Par exemple, j’achète une machine à laver en 2006 et cette dernière tombe en panne en 2009.  Je ne suis pas certain de me souvenir de l’année au cours de laquelle j’ai acheté ma machine ! Je vais devoir parcourir tous mes classeurs avant de trouver la bonne facture ou garantie.

Il est donc préférable de suivre un classement par thème. L’avantage de ce type de classement de document est la facilité avec laquelle vous pouvez retrouver le bon document instantanément. Avec votre coffre-fort numérique MyArchiveBox, cette catégorisation est déjà réalisée. Vous n’avez qu’a déterminer la rubrique dans laquelle vous souhaitez que votre document se classe.

Une astuce sur MyArchiveBox, tous les coffres-forts numériques MyArchiveBox contiennent un moteur de recherche. Il permet de retrouver facilement les documents que vous avez archivé en 3 clics maximum le jour où vous en avez besoin.

Surtout ne vous découragez pas, ne renoncez pas à votre bonne résolution 2009. La bonne approche est de procéder par étape.

Si vous vous attaquez à la totalité de vos papiers, vous allez très vite perdre courage et vous démoraliser. Pourquoi ne pas commencer par le présent avant de s’attaquer au passé? Tout ce qui sera réalisé aujourd’hui ne sera plus à faire dans les mois à venir.

Tous les mois, vous recevez votre fiche de paie, votre facture d’électricité, votre facture de gaz, votre facture de téléphone, votre quittance de loyer… Ne vous plongez pas dans la facilité des bonnes vieilles habitudes. Conservez les documents que vous recevez dans  votre coffre-fort numérique.

Chaque mois, prenez un quart d’heure pour classer vos documents du mois en cours. Utilisez les enveloppes T que nous vous envoyons. Elles vous serviront à nous faire parvenir les documents que vous souhaitez qu’on numérise pour vous. Cela vous facilitera le classement de vos documents.

Le premier mois cela pourra vous paraitre compliqué. Le deuxième mois vous saurez comment faire . A partir du troisième mois, les bonnes habitudes seront prises!

Comment classer vos documents? Votre coffre-fort numérique est votre principal allié dans votre classement. Une fois numérisé, vos documents sont classé de manière intuitive dans votre espace personnel.

Alors,  commencez votre classement avant qu’il ne soit trop tard.

Une fois inscrit, vous recevrez une enveloppe T d’un format de 229mmx324mm. Ces enveloppes vous permettront d’envoyer tous vos papiers (sans avoir besoin de les plier !) et sans payer les frais d’affranchissement. Chaque enveloppe T peut contenir 50 pages maximum.

Pour optimiser l’utilisation des enveloppes T offertes, nous vous conseillons de nous envoyer vos documents tous les deux mois. A cette fréquence d’envoi, vous lisserez vos envois sur l’année et profiterez pleinement de vos 6 enveloppes. Cela vous évitera de payer des frais de ports supplémentaires et, en même temps,  envoyer une quantité importante de documents dans chaque enveloppe.

A réception de votre envoi, nous numérisons vos documents et les classons dans votre coffre-fort numérique. Vos documents vous sont renvoyés le lendemain.

Et vous, comment utilisez-vous vos enveloppes? Avez-vous une règle d’envoi?